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校友返校服务工作办法(试行)

日期:2018-09-29 00:05 文章点击数:0 来源:

厦门(集美)海洋职业技术学院校友会

校友返校接待服务办法

为进一步规范校友返校相关程序和要求,确保校友返校活动的正常进行,提高校友接待服务质量,密切校友母校的感情,更好发挥校友在学校事业发展中的重要作用,特制定本办法。

第一条凡返校的校友,必须热情接待,视不同情况,明确接待单位和责任人。

第二条校友会顾问、副会长、分会领导等来校访问的,由校友会办公室(下称校友办)和相关系部共同接待,其活动安排由学校校友报会长确定。

第三条以班级(专业/年级)为单位的校友返校活动,由相关系部分会接待为主,其活动安排由返校班级(专业/年级)与相关系部分会协商确定,并报学院校友办备案

第四条以个人名义回校看望、访问老师、同学且与学校没有公务联系的校友,由其所看望、访问的老师、同学负责接待。

校友集体返校开展活动校友会提供如下服务:

(一)协调、邀请学校领导、校友会领导参加校友活动。

(二)协调相关部门,为校友返校纪念活动提供必要的场地(会议、车辆停放等)支持和宣传服务

(三)协助组织校友参观新校区(包括校园、校史展、科技成果展或曾经学习与生活过的教室和宿舍等)。

(四)协助做好联系入住宾馆、就餐及用车等工作(校友自愿)

(五)校友返校期间,可邀请校友参加学校、学院正在举办的学术、文体等各种相关活动。

(六)及时报道校友活动的相关新闻,做好相关的宣传工作,营造良好的氛围。

各系分会要积极配合学院校友办做好返校校友的联系接待服务工作。

第七条校友返校活动所需经费由校友自行解决。

对来校联系工作的校友,校友办可参照事业单位接待标准予以接待,费用在校友会经费中列支。

本办法自公布之日起生效,解释权归院校友办

附件1:校友接待申报审批单


附件2:校友集体返校接待工作常见问题答复

1.校友如何与学校取得联系

答:校友可以通过校友、教师个人、系部分会、地区分会等人员或机构与学院校友会、系部分会取得联系。

机构联系方式在学院校友会网站简介栏目公布

http://xyh.xmoc.edu.cn/index.php?s=news&c=show&id=53

2.校友如何确定该联系谁?

答:根据校友专业划分(非原班主任或辅导员现在所属系部),对口相关系部分会。

如对联系不清楚,可以咨询校友会办公室。

3. 系部分会相应工作程序该怎样执行?

答:根据不同工作性质,按校内各部门工作程序要求执行,简要理清如下:

(1)邀请领导、老师:学院领导、校友会领导系部分会可以申请由校友办代为邀请。如系部分会或校友已经直接申请的,请在邀请后及时通知校友办,方便后续工作配合。

其他系部领导、教师请系部分会自行邀请。

(2)校内场地申请:请根据具体使用场地向相应主管部门申请,如报告厅应向学院办公室、成教部申请;教室应向教务处或成教部申请;运动场地向基础部申请;其他公共空间向学生处申请。

(3)校内免费停车申请:由分会指定的固定联络人向保卫处申报。

(4)室外宣传用品使用申请:按程序报送党工部审批。

(5)资料保存:保存资料包括策划书、照片、视频、通讯录或其他捐赠品的电子版、实物等。请在活动结束后及时与校友办办理交接手续。

(6)新闻报送:重要领导参加活动、重要活动等请按照学院新闻发布程序,在学院新闻平台申请发布;一般性新闻请与学院校友办联系,在校友会网络平台发布。

(7)校内参观:按照所属部门不同请向不同部门协商,如校史馆应咨询办公室及团委(志愿讲解);图书馆应咨询图书馆办公室;嘉庚楼中试平台应咨询三所团队;各系实训室以各系自行确定为准等。

(8)校友捐赠:现场捐赠可由分会先代为接受后转交校友办;非现场捐赠,可以根据实际情况,联系校友办按照捐赠分类、形式、大小等进行。

(9)其他:如学院有明确规定的,按学院相关规定执行,如果没有,可以学院校友办协商或申报相关领导、部门给予帮助。


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